Тайм-менеджмент: как правильно вложить капитал своего времени

В целом тайм-менеджмент можно разделить на корпоративный и индивидуальный, причем первый вытекает из второго. Внедрение ТМ в организации начинается с начальника, он пропускает этот опыт через себя и только потом привлекает сотрудников. Кто-то обязательно будет сопротивляться. Но есть такой замечательный способ стимулирования сотрудников, как зарплата. Если работник имеет переменную часть заработной платы, которая полностью зависит от скорости и качества его работы, то тайм-менеджмент ему понравится. Еще один стимул - участие в проекте руководителя, который становится примером для сотрудников.

У многих возникает сомнение: а смогу ли я это?

- Каждый ли человек может овладеть ТМ?

- Безусловно, - считает Александр Горбачев. - Абсолютно каждый может овладеть принципами ТМ. Но с одним условием: он должен этого действительно захотеть, понять, что ему это необходимо. Если ты чего-нибудь сильно захочешь, то вся Вселенная будет к этому стремиться.

Поэтому мой рецепт успеха - бери и делай!

- Зависят ли от типа личности механизмы овладения ТМ?

- Да. Есть люди левополушарные и правополушарные, они по-разному относятся к планированию и требуют различного подхода. На моем тренинге я делю участников с помощью небольшого теста «Поделили на левополушарных и правополушарных» и даю им задание. Наблюдатели из участников пытались выявить различия в методах работы команд. «Левые» привыкли к дисциплине и хорошо работают в команде, у них сразу появился лидер. Основной принцип - от общего к частному. Планами и хронометражами их не испугаешь. «Правые» обсуждают проблему все вместе, быстро устают, а потому делают задания быстро, переделывая уже по ходу. Принцип - от частного к общему. Планирование дается тяжело, так как им сложно следовать плану, хочется постоянно что-то менять, действовать по вдохновению. Одним словом, творческие личности.

 - Многих волнует вопрос: «а когда я получу результат?». Люди очень нетерпеливы!

- Я делаю акцент на быстром практическом подходе. Как сейчас потратить 15 минут, чтобы завтра выиграть час. Человек по натуре гедонист (любит удовольствия). И если дать ему такой инструмент, от которого он будет получать удовольствие, и завтра уже есть всходы, то его уже за уши не оторвешь от планирования, - уверен Александр.

Тирания момента

- Мне часто задают вопрос: «а не станем ли мы роботами, ведь в ТМ расписано время по минутам?». Я открываю свой коммуникатор, вот мои выходные - ни одной встречи, ни одного плана. «Как? Значит, вы не эксперт по ТМ? Ведь у тайм-менеджера все время расписано по минутам!» ТМ - это бизнес-инструмент. Я хочу много успеть, я его использую, - рассказывает Александр. - Это как автомобиль. Об отдыхе нельзя забывать. Двухнедельнй отпуск раз в году - это святое, он не должен отменяться ни при каких обстоятельствах. Если я уежаю куда-то на отдых, то оставляю дома телефон и ноутбук. Раз в году на месяц нужно ограждать себя ото всех внешних импульсов, иначе интоксикация информацией приводит к стрессу. В то же время мозг, привыкший к переизбытку информации, при ее отсутствии начинает сходить с ума.

Анекдот в тему.

Тишина, вечер, Пятачок с Винни-Пухом идут по полю, только рожь шелестит. И тут Винни-Пух поворачивается - и хрясь! Пятачка - по лбу:

- Ах ты, свинья! Полчаса молчишь, такие гадости думаешь!

Критерий выбора сотрудника - скорость его обучения

- Как сделать внедрение тайм-менеджмента эффективным?

- Мотивация зависит от самооценки, - с уверенностью говорит Александр. - Например, в нашу компанию мы принимаем только тех сотрудников, которые владеют методом слепого набора текста. Если он не научится этому в первый месяц работы, мы с ним расстаемся. Таких случаев было только два за четыре года. Причем те, кто научился, относятся к остальным как к людям второго сорта, говорят: «И как мы раньше могли понять, как это здорово!» Чем выше самооценка, тем выше мотивация, и наоборот. «Набор одним пальцем - это бухгалтерия на счетах!» - сказал один из участников тренинга.

А еще желание сотрудника изучить ТМ напрямую зависит от того, получит ли он прибыль. Объясню на своем личном примере. Я начинал карьеру в полиграфии - занимался версткой, дизайном и прочим. Что бы я ни делал, все старался оптимизировать, ускорить и упростить процесс работы. В итоге я стал делать за два часа работу, рассчитанную на восемь. С этим я пришел к начальнику. Вместо того чтобы дать мне больше работы и назначить зарплату не фиксированную, а по результату, он сказал: «А, у тебя работы мало! Я тебе деньги зря плачу!» Естественно, я с ними попрощался и решил заняться ТМ. Я нашел свою нишу и теперь учу других, как можно избежать многих ошибок и при этом получать прибыль.

Благодарим Сибирскую Консалтинговую Группу за помощь в сборе информации для материала.

Справка

«Тайм-менеджмент» - это наука о том, как спланировать четкий график работы/жизни на день, неделю, месяц, год или всю жизнь. В результате оптимизации рабочее время выстроится более плотно и эффективно. Тайм- менеджмент затрагивает не только организацию рабочего времени, но и обстановку рабочего места, общение с коллегами и начальством и многие другие факторы, которые могут повлиять на время.

Кто ясно мыслит, тот ясно излагает

Основные принципы тайм-менеджмента: 

1. Постановка цели. Что я хочу и к какому сроку.
2. Расставить приоритеты.
3. Выстроить защиту от «воров времени» (как обороняться от воров времени, читайте в одном из следующих номеров).
4. Планирование. Основа успешной деятельности - план на день. Максим Горький говорил: «Кто не может распланировать свой день, не станет хозяином своей жизни».
5. Выработка полезных привычек, навыков. Например: печать вслепую, быстрое чтение, освоение «горячих» клавиш на компьютере и пр.

Хронометраж нужно любить

«Планы бесполезны, планирование бесценно». Джим Коллинз, писатель, аналитик

«Не держите дела в голове! - советует Александр Горбачев. - План на день поможет вам ничего не забыть».

Сколько времени ни отведи на дело, оно уйдет все. Поэтому так важно составлять правильный план своих дел, чтобы избежать лишних авралов, а следовательно, стрессов и недовольства собой.

«Директор крупного комбината, - рассказывает Александр, - после прохождения тренинга стал все планировать и тем самым разгружать голову. Однажды, когда по дороге на работу он поймал себя на том, что он не думает о работе, то испытал шок. Примчался в офис - а в ежедневнике все с вечера спланировано».

Хронометраж - это запись всего, что вы делали за день с указанием времени начала и окончания действия. Звучит довольно пугающе. Но это не так. Хронометраж необходим на начальных этапах освоения ТМ. Он облегчает составление плана.

Хронометраж - это не элемент контроля, а инструмент развития сотрудника, развитие у него чувства времени. А это очень важно - быстро и точно определять временные промежутки.

Существует три вида хронометража:

- собственно ведение хронометража (развивает чувство времени за одну-три недели);

- сплошной хронометраж (позволяет выявить резервы времени и «воров времени»);

- аналитический (нормативы, сколько времени требуется на какие-либо процессы).

 - Все очень просто, - успокаивает Александр Горбачев. - Не нужно изнурять себя, записывая каждый свой шаг. Начните с составления хронометража три-четыре раза в неделю. Если вы будете соблюдать три несложных правила, то хронометраж доставит вам удовольствие и отнимет совсем немного времени. Когда вы начнете легко составлять план и ориентироваться во времени, то вести каждодневный хронометраж не будет необходимости.

Ошибки в ведении хронометража

1. Затрата времени на его составление - более 10 минут. Оптимально – три-пять минут. Чтобы максимально ускорить этот процесс, можно ввести понятные сокращения или использовать специальные компьютерные программы учета времени.

2. Избыточная детализация. Ошибкой будет хронометраж в 150-250 строк. Норма - 30-50 строк.

3. Нарушение «правила семи». В хронометраже должно быть пять-девять качественных пунктов, то есть не стоит подробно расписывать подобные действия, тогда будет проще выявить воров времени.

4. В начале освоения хронометража нельзя анализировать его вечером во избежание депрессии или нервного срыва.

Правила планирования

- Многие думают, что планирование равно тайм-менеджменту или что хронометраж - это тайм-менеджмент, но это не совсем верно, - говорит Александр. - На самом деле планирование это только ¼ ТМ, а хронометраж - это основа плана.

1.   Фиксация результатов. Для наглядности выполнения плана нужно отмечать, какие дела выполнены, а какие - нет. Когда вечером вы увидите, что все дела сделаны, вы испытаете колоссальное удовлетворение.

Цель должна быть четко сформулирована. Мыслите не процессом, а результатом. «Один мой ученик, - рассказывает Александр, - однажды написал у себя в ежедневнике «5 тысяч рублей». Утром он не мог понять, то ли он должен кому-то, то ли ему должны». Формулируйте цель двумя-пятью словами с глаголом совершенного вида, тогда больше вероятность, что вы ее выполните.

2.    Выделять на дело столько времени, сколько требуется для его выполнения.

3.   Делать резерв свободного рабочего времени 40%, чтобы план был мобильным, была возможность его изменить.

Планировать удобно в несколько этапов: вечером составляется план на следующий день без времени, утром расписывается время с учетом текущих дел, а после обеда вносятся возможные корректировки.

Кстати, руководителям нужно обязательно планировать время сна и еды, иначе на эти жизненно важные мероприятия не останется времени!

Елена МАКАЛЬ 

Работа, обучение. 2008/02/11 , просмотры: 94